内容証明郵便の書き方

用紙

  • 一般的には、市販されている赤いマス目の「内容証明専用用紙」に書かなければいけないと思い込んでいる人もいますが、実は用紙は全く自由どんな用紙に書いてもかまいません。便箋でも、原稿用紙でも、メモ用紙でもよいのです。

字数・行数

  • 用紙に制限はありませんが、字数と行数に制限があり、一行20字以内・一枚26行以内と決まっています。縦書き横書きも自由です。横書きの場合は、一行20字以内・一枚26行以内のほか、一行13字以内・一枚40行以内または、一行26字以内・一枚20行以内でもかまいません。

部数

  • 内容証明郵便は、相手方に送る分・差出人分・郵便局保管分の三通作成します。三通とも同文であればよいので一通作ってあと二通はコピーでもかまいません。ワープロやパソコンなら、三通を一度にプリントアウトすればよいので便利です。

使用できる文字

  • 内容証明郵便で使える文字は、かな(ひらがな・カタカナ)・漢字および数字です。英字は、氏名・会社名・地名・商品名等の固有名詞の場合は許されます。または括弧や句読点、その他一般的な記号なども使えますが、これらも一字として計算します。

二枚以上になったとき

  • 内容証明郵便は、枚数に制限がありませんので、何枚になってもかまいません。ただし、二枚以上になったときはつなぎ目に差出人の判を押します。これを契印といいますが、忘れずに押してください。

書き間違えたときの訂正方法

  • 内容証明郵便の場合は、訂正方法が決まっています。書き間違えた個所を二本の線で消します。それから正しい文字を書き加えますが、削除した文字も判読できるようにしておかなければなりません。訂正したら、その欄外に「何字削除・何字加入」と書き、そこに差出人の判を押します。(実印でする必要はなく、三文判でもかまいません)欄外でなく末尾余白に書いてもかまいません。その場合は「何行目何字削除・何字加入」と書きます。

年月日・住所・氏名

  • 縦書きの場合は、文書の最後に年月日・差出人の住所・氏名、受取人の住所・氏名の順に書きます。名前だけではなく、住所を書くことも義務付けられています。横書きの場合は、冒頭に書くことが多いようです。

  • 縦書きの場合は差出人の名前の下に、横書きの場合は差出人の名前の右に捺印するのが通例です。法律上は捺印の必要はありませんが、間違いなく本人の意思で作成されたということを示すために、我が国では、署名あるいは、記名して捺印するのが慣行となっています。捺印は実印でする必要はありませんので、認印・三文判でかまいません。